In CourtBill können verschiedene Arten von Belegen verwaltet werden, um eine umfassende Buchhaltung zu gewährleisten. Hier sind die gängigen Belegarten:

1. Entwurfsrechnung:

   • Eine vorläufige Rechnung, die erstellt wird, bevor sie finalisiert und an den Kunden gesendet wird. Entwurfsrechnungen ermöglichen es dir, die Details anzupassen, bevor sie abgeschlossen werden.

2. Angebot:

   • Ein Dokument, das an den Kunden geschickt wird, um einen Preisvorschlag für bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu unterbreiten. Ein Angebot wird oft in eine Rechnung umgewandelt, wenn der Kunde zustimmt.

3. Auftrag:

   • Ein Auftrag wird erstellt, wenn ein Kunde ein Angebot akzeptiert. Es ist eine Bestätigung, dass der Kunde die Dienstleistung oder Ware bestellt hat.

4. Rechnung:

   • Ein offizielles Dokument, das erstellt wird, um die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren anzufordern. Es enthält die Details der Transaktion, einschließlich Preis, Menge und Zahlungsbedingungen.

5. Gutschrift:

   • Ein Beleg, der erstellt wird, um eine Rückerstattung oder Reduzierung eines Rechnungsbetrags zu dokumentieren. Gutschriften werden verwendet, um Rechnungen zu korrigieren oder Rückzahlungen an den Kunden zu verarbeiten.

6. Stornorechnung:

   • Eine Stornorechnung wird erstellt, wenn eine bereits versendete Rechnung storniert wird. Sie dient dazu, eine Rechnung rückgängig zu machen oder zu korrigieren.

7. Einnahmebeleg:

   • Ein Dokument, das verwendet wird, um den Erhalt von Zahlungen zu bestätigen. Einnahmebelege dokumentieren Zahlungen, die vom Kunden für Dienstleistungen oder Waren eingegangen sind.

8. Ausgabebeleg:

   • Ein Beleg, der verwendet wird, um Ausgaben zu dokumentieren. Dies umfasst alle Kosten, die für das Unternehmen entstehen, wie Lieferantenrechnungen oder Betriebsausgaben.

9. Mahnungen:

   • Dokumente, die an Kunden gesendet werden, um sie über offene oder überfällige Rechnungen zu informieren und sie zur Zahlung aufzufordern.

Die Belege Entwurfsrechnung, Angebot, Auftrag und Rechnung haben in CourtBill spezifische Funktionen und Einsatzzwecke:

1. Entwurfsrechnung:

   • Besonderheit: Eine Entwurfsrechnung ist ein vorläufiger Beleg, der noch nicht finalisiert ist. Sie ermöglicht es dir, die Details der Rechnung zu überprüfen und Änderungen vorzunehmen, bevor sie als offizielle Rechnung gesendet wird. Entwurfsrechnungen werden verwendet, um Fehler zu vermeiden, und sind intern nicht verbindlich.
   • Verwendung: Sie kann überarbeitet, gespeichert und später in eine endgültige Rechnung umgewandelt werden.

2. Angebot:

   • Besonderheit: Ein Angebot ist ein Vorschlag an den Kunden über den Preis und die Konditionen für bestimmte Waren oder Dienstleistungen. Das Angebot enthält keine Verpflichtung zur Zahlung, es ist lediglich eine Basis für Verhandlungen oder Bestellungen.
   • Verwendung: Sobald der Kunde das Angebot akzeptiert, kann es in einen Auftrag umgewandelt werden.

3. Auftrag:

   • Besonderheit: Ein Auftrag wird erstellt, wenn ein Kunde das Angebot annimmt und die Waren oder Dienstleistungen bestellt. Er stellt eine offizielle Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Unternehmen dar, die Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung zu einem bestimmten Preis durchzuführen.
   • Verwendung: Der Auftrag kann anschließend als Grundlage für die Rechnung verwendet werden, sobald die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden.

4. Rechnung:

   • Besonderheit: Eine Rechnung ist ein rechtlich verbindliches Dokument, das den Kunden zur Zahlung der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren auffordert. Sie enthält detaillierte Angaben wie Preis, Menge, Zahlungsziel und ggf. Steuern.
   • Verwendung: Die Rechnung wird an den Kunden gesendet, um die Zahlung einzufordern. Sie stellt den finalen Schritt im Abrechnungsprozess dar und wird in der Buchhaltung verbucht.

Zusammengefasst:

• Entwurfsrechnung: Vorläufig und intern, zur Überprüfung und Bearbeitung.
• Angebot: Unverbindlich, als Vorschlag für den Kunden.
• Auftrag: Verbindlich, nach Annahme des Angebots.
• Rechnung: Endgültig und verbindlich, Aufforderung zur Zahlung.

Jeder dieser Belege spielt eine spezifische Rolle im Verkaufsprozess und trägt dazu bei, die Abläufe zwischen Angebot, Bestellung und Rechnungsstellung klar und strukturiert zu gestalten.

Der Lebenszyklus eines Belegs beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Beleg durchläuft – von der Erstellung als Entwurf bis zur Finalisierung. Diese Phasen umfassen „Entwurf“, „Angebot“, „Auftrag“ und „Rechnung“.

Es gibt mehrere Methoden bzw. Algorithmen Zeichen zu zählen. Jede Methode unterscheidet sich von der anderen und alle haben leider ihre Tücken. Die Unterschiede in den Ergebnissen unterscheiden sich allerdings minimal. Courtbill lehnt sich an die Microsoft Word Methode.
Einige bekannte Unterscheide zwischen den Methoden:
1. Word zählt bei Absätzen nur die mit Zeichen gefüllten, andere Methoden zählen auch die leeren Absätze mit.
2. Word zählt bei Wörtern auch alleinstehende Zeichen wie / oder – als Absatz, andere Methoden zählen die nicht als Wörter mit.
3. Word zählt bei Zeichen auch doppelte Leerzeichen oder Leerzeichen am Schluss einer Zeile vor einem harten Umbruch mit, andere Methoden lassen sie weg.
4. Word zählt die Zeichen in den Kopf-, Fußzeilen und Fußnoten, andere nicht

Wähle die gewünschte Rechnung aus der Liste aus und klicke auf „Bearbeiten“. Du kannst dann die Rechnungsdaten, Positionen und Beträge ändern, bevor du die Rechnung erneut speicherst.

Ja, um eine Rechnung zu stornieren, wähle die Rechnung aus und klicke auf „Rechnung stornieren“. Eine Stornorechnung wird automatisch erstellt und kann anschließend an den Kunden zugesandt.

Wähle die gewünschte Rechnung aus und klicke auf „Duplizieren“. Die neue Rechnung wird mit denselben Daten erstellt und kann bearbeitet werden, bevor sie gesendet wird.

Um eine Gutschrift zu erstellen, wähle die entsprechende Rechnung aus und klicke auf „Gutschrift erstellen“. Dies erzeugt eine negative Rechnung, die den Betrag der ursprünglichen Rechnung ausgleicht.

Eine Rechnung durchläuft mehrere Stati, darunter „Entwurf“, „Angebot“, „Auftrag“, „Rechnung erstellt“, „Versandt“, „Offen“, „Fällig“, „Bezahlt“ und „Storniert“. Jeder Status gibt an, in welchem Stadium sich die Rechnung befindet.

Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kannst du sie direkt per E-Mail versenden. Wähle die Rechnung aus, klicke auf „Per E-Mail senden“, und die Rechnung wird als PDF-Anhang an den Kunden gesendet.

Um eine Rechnung zu drucken, wähle die Rechnung aus der Liste aus und klicke auf „Drucken“. Die Rechnung wird als PDF generiert und kann direkt ausgedruckt werden.

Rechnungen können im CSV- oder PDF-Format exportiert werden. Wähle die gewünschten Rechnungen aus und klicke auf „Exportieren“, um die Daten herunterzuladen.

Der Status „Fällig“ bedeutet, dass die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt wurde und das Zahlungsziel überschritten ist. Es kann dann eine Mahnung erstellt werden.

„Teilbezahlt“ bedeutet, dass ein Teil der Rechnung beglichen wurde, aber noch ein Restbetrag offen ist. „Bezahlt“ bedeutet, dass die Rechnung vollständig beglichen wurde.

Klicke auf „Vorschau“, um die Rechnung als PDF zu sehen. Du kannst prüfen, wie die Rechnung aussehen wird, bevor du sie an den Kunden per E-Mail versendest oder druckst.

Beim Erstellen einer Rechnung kannst du unter „Positionen“ die einzelnen Posten hinzufügen, die du in Rechnung stellst. Dazu gehören die Beschreibung, Menge und der Preis für jede Position.

Du kannst automatische Zahlungserinnerungen einrichten, indem du die Fälligkeitstermine der Rechnungen definierst. Sobald das Zahlungsziel überschritten ist, kannst du Erinnerungen manuell oder automatisch per E-Mail versenden.

In CourtBill kannst du den Zahlungsstatus von Rechnungen verfolgen. Jeder Rechnungsstatus wird durch eine spezifische Farbe dargestellt, die direkt an der Rechnung in deiner Übersicht zu sehen ist.